BAB II SISTEM PERENCANAAN SDM

Pengertian dan Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

A. Pengertian Perencanaan SDM

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.           

B. Tujuan Perencanaan SDM

Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM

1. Faktor internal sebagai sebab permintaan SDM

            Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari:

1. Faktor Rencana Strategik dan rencana operasional :
2. Faktor prediksi produk dan penjualan
3. Faktor pembiayaan (cost) SDM
4. Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis)
5. Faktor desain Organisasi dan Desain Pekerjaan
6. Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer

2. Faktor eksternal sebagai sebab permintaan SDM

            Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategic dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan terdiri dari:

1. Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global)
2. Faktor Sosial, Politik dan Hukum
3. Faktor Teknologi
4. Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Pesaing

3. Faktor Ketenagakerjaan

            Faktor ini adalah kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah:

1. Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan/jabatan kosong yang harus dicari penggantinya.
2. Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak kerja, yang harus diprediksi calon penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang bersumber internal maupun eksternal. Prediksi yang meninggal dunia

Hubungan Antara Perencanaan SDM Dengan Anggaran

            Antara manajemen sumber daya manusia dengan anggaran terdapat hubungan yang sangat erat. Pengaruh nilai terdahadap perencanaan sumber daya manusia sangat jelas pada hubungan ini. Hubungan tersebut dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai berikut:

1. Anggaran merupakan pusat pertemuan antara politik dengan administrasi publik, dan merupakan proses lewat mana konflik-konflik politik diatasi dan diterjemahkan ke dalam program-program kongkret melalui pengalokasian sumber-sumber daya  yang langaka ke tujuan-tujuan program.
2. Karena gaji dan tunjangan-tunjangan merupakan 50 hingga 70 % dari pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinan eksekutif, atau dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji dan tunjangan. Alat yang paling umum digunakan oleh lembaga legislatif untuk mempengaruhi besarnya dan arah dari program instansi adalah pembatasan anggaran atas sejumlah  kedudukan yang dialokasikan untuk suatu instansi, dan tingkat gaji dan tunjangan yang diperuntukkan bagi jabatan-jabatan instansi pemerintah. Oleh karena itu persiapan anggaran dan proses persetujuan merupakan sarana melalui mana lingkup dari pada  administrasi publik berhubungan dengan konteks politik lebih luas.
3. Perencanaan sumber daya manusia merupakan aspek manajemen kepegawaian pemerintah yang menjembatani antara lingkungan politik luar dan aktivitas-aktivitas inti seperti analisis pekerjaan, uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan dan imbalan/kompensasi.

Anggaran Dan Manejemen Keuangan

            Menurut Mulyadi (2001, p.488), Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang menvakup jangka waktu satu tahun.

            Fungsi Anggaran itu sendiri ialah Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan.

Manfaat Anggaran, Menurut Marconi dan Siegel (1983) dalam Hehanusa (2003, p.406-407) manfaat anggaran adalah :

1. . Anggaran merupakan hasil dari proses perencanaan, berarti anggaran mewakili kesepakatan negosiasi di antara partisipan yang dominan dalam suatu organisasi mengenai tujuan kegiatan di masa yang akan datang.

2. Anggaran merupakan gambaran tentang prioritas alokasi sumber daya yang dimiliki karena dapat bertindak sebagai blue print aktivitas perusahaan.

3. Anggaran merupakan alat komunikasi internal yang menghubungkan departemen (divisi) yang satu dengan departemen (divisi) lainnya dalam organisasi maupun dengan Manajemen puncak

4. Anggaran menyediakan informasi tentang hasil kegiatan yang sesungguhnya dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan.

5. Anggaran sebagai alat pengendalian yang mengarah manajemen untuk menentukan bagian organisasi yang kuat dan lemah, hal ini akan dapat mengarahkan manajemen untuk menentukan tindakan koreksi yang harus diambil.

6. Anggaran mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan untuk bekerja dengan konsisten, efektif dan efisien dalam kondisi kesesuaian tujuan antara tujuan perusahaan dengan tujuan karyawan.

Tipe Anggaran :

1. Ceiling Budget

            Tipe anggaran yang dipakai untuk tujuan-tujuan pengawasan dinamakan Ceiling Budget. Anggaran jenis ini mengawasi suatu instansi secara langsung dengan cara menentukan batas-batas pengeluaran melalui peraturan penggunaan/pemberian, atau secara tidak langsung dengan cara membatasi penghasilan instansi pada sumber yang diketahui dan jumlah yang terbatas.

2. A Line-Item Budget

            Tipe ini menggolongkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan jenis, digunakan untuk mengawasi jenis-jenis pengeluaran dan juga jumlah totalnya

3. Performance and Program Budgets

            Tipe ini berguna untuk menspesifikasi aktivitas-aktivitas atau program-program berdasarkan mana dana digunakan, dan dengan cara demikian membantu dalam evaluasinya. Dengan cara memisahkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan fungsi (seperti kesehatan atau keamanan public) atau berdasarkan jenis pengeluaran (seperti kepegawaian dan peralatan) atau berdasarkan sumber penghasilan seperti pajak kekayaan atau biaya-biaya pemakaian (user fees), para administrator dan para anggota legislatif bisa mendapatkan laporan-laporan yang tepat mengenai transaksi-transaksi keuangan, untuk mempertahankan baik efisiensi ke dalam maupun pengawasan dari luar.

Forcasting SDM

           

Forecasting MSDM adalah sebuah upaya untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja organisasi diwaktu yang akan datang. Forecasting  juga bermakna   usaha peramalan  ( prediksi ) kebutuhan-kebutuhan karyawan ( paling tidak secara informal ) diwaktu yang akan datang yang didasarkan pada ketajaman perencanaan SDM kedepan. meskipun mungkin prediksi tidak dibutuhkan.

           

Peramalan kebutuhan SDM merupakan elemen penting dalam perencanaan sumber daya manusia. Peramalan SDM karyawan mencoba untuk menentukan apa yang dibutuhkan, baik permintaan keterampilan atau keahlian khusus dan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan. Jadi itu perlu dalam perencanaan adalah: jumlah, jenis, kualitas.

           

Jadi pemahaman keseluruhan  Peramalan adalah upaya untuk memprediksi kebutuhan – kebutuhan analisis ketajaman organisasi yang mendasari perencanaan ke depan baik jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang dengan tuntutan keahlian atau keterampilan sesuai dengan jumlah, jenis, dan kualitas.

Faktor-faktor yang mempangurhi Forcasting SDM

1. Faktor Eksternal

              Persediayaan karyawan berdasarkan analisa pasar tenaga kerja serta tren kondisi kependudukan sehingga ada kerjasama antara penyedia tenaga kerja denga perusahaan dengan menjamin kuantitas dan kualitas karyawan.

2. Faktor ekonomi nasional dan industri

            Faktor ini secara langsung berpengaruh rencana strategi (taktik) sebuah organisasi.

3. Faktor sosial politik dan hukum 

             Faktor- faktor ini tidak boleh diabaikan dalam sebuah organisasi termasuk juga dalam melakukan perencanaan SDM, faktor ini yang menempatkan penguasaan bahasa asing, khususnya bahasa inggris yang semakin penting dalam bekomunikasi  telah mengharuskan organisasi menjadikan sebagai pertimbangan yang besar pengaruhnya dalam perencanaan SDM.

4. Faktor  teknologi

             Perkembangan dan kemjuan ilmu pengetahuan yang pesat telah diiringi pula dengan  dihasilkannya teknologi baru, baik yang berhubungan dengan cara kerja dan peralatan untuk meningkatkan produktifitas dan kualitasnya baik untuk memenuhi  keinginan dan kebutuhan konsumen yang juga terus meningkat kualitasnya.

5. Faktor pesaing

            Faktor pesaing merupakan wujud dari tantangan yang semakin berat dalam dunia bisnis, bagi suatu organisasi akan mempengaruhi pasar bagi produknya baik berupa barang atau jasa, untuk merebut dan memenangkan sebuah organisasi diperlukan SDM yang kompetitif.

6. Faktor Internal

            Menghitung jumlah para karyawan serta mengevaluasi kemampuan mereka sebagai bentuk adanya kemungkinan untuk penugasan para karyawan untuk mengisisi lowongan – lowongan pekerjaan yang akan datang.